Содержание
Наличие эффективной системы хранения может сэкономить ваше время и энергию, когда вы располагаете важной информацией, которую нужно быстро вызывать из большого объема файлов. Существует два вида систем хранения: те, которые используют числа или числовые системы, и те, которые используют буквы или буквенные системы. Изучение того, как использовать эти системы, необходимо для того, чтобы выбрать ту, которая лучше всего подходит для вас. Хотя есть несколько категорий, понять основы этих систем регистрации легко.
Определите тип буквенно-цифровой системы, которая лучше всего подойдет для типов документов, которые вы хотите подать. Следует рассмотреть три основные алфавитные системы и четыре числовые системы, наиболее распространенной из которых является десятичная система. Три алфавитные системы: тематическая, энциклопедическая и географическая.
Начните с определения «тематической буквенной» системы. Это также известно как система «словарь» и является наиболее простым для понимания. В этом случае каждому файлу присваивается заголовок, и эти заголовки располагаются в алфавитном порядке от A до Z. Они не сгруппированы по темам и не имеют категорий, поэтому эта система обычно лучше всего подходит для меньшего количества файлов.
Понять «энциклопедию» или «секретную» систему. В этой системе есть большие общие заголовки или предметы, такие как история или философия, у которых есть меньшие предметы, сгруппированные в алфавитном порядке. Если это необходимо, в этих подзаголовках могут быть расположены дополнительные файлы в алфавитном порядке. Например, в истории у вас могут быть подзаголовки, озаглавленные десятилетиями и внутри этих файлов, файлы, обозначающие определенные аспекты истории, такие как технология или война. Эти подкатегории могут продолжаться до тех пор, пока вы не почувствуете, что система регистрации для вас эффективна.
Подумайте об изучении «географической» системы для документов, содержащих информацию о местах. Подобно системе энциклопедии, эта система имеет основные категории, такие как страны или штаты, с подкатегориями, такими как города или поселки, расположенные в них в алфавитном порядке.
Понять, по крайней мере, основы десятичной системы регистрации. Это десятичная система Дьюи, которая чаще всего используется библиотеками для классификации книг и справочных материалов по телефонным номерам. В этом случае вы можете иметь не более 10 категорий из-за десятичного ограничения использования только чисел от нуля до девяти. Эти десять категорий затем можно разделить на 10 дополнительных категорий так часто, как это необходимо, так же, как работает алфавитная система энциклопедии.
Разбейте десятичную систему на легкие для изучения куски. Например, возможно, ваша текущая библиотека требует, чтобы у вас было три знака после запятой, чтобы ваши десять категорий были перечислены как 000, 100, 200 и т. Д., Каждая из которых имеет заголовок. Внутри каждой из них будут подкатегории, такие как 002 или 103, пока не будут заполнены все десятичные дроби. В этом случае 002 обозначает категорию в тысячах, а 103 обозначает категорию в сотнях. Эта система хороша для чрезвычайно больших объемов информации, так как десятичные дроби могут быть расширены и добавлены по мере необходимости.